EL PROGRAMA DE SECRETARIA

Las Congregaciones Religiosas, en su gestión desde Secretaría, se enfrentan habitualmente a la tarea de gestionar, actualizar y listar la información correspondiente a Provincias, Comunidades, Hermanos/as, Destinos, etc. La descentralización actual de las Comunidades y Provincias complica las labores de mantener esta información debidamente actualizada y disponible para ser usada por la Congregación.

Las Provincias Religiosas en las que se dividen las Congregaciones requieren una gestión autónoma de la información, pero a su vez, vinculada a las necesidades de la Curia General, quienes demandan el mantenimiento de la información actualizada para conocer la situación general de la Congregación. Lo ideal sería compatibilizar ambas situaciones para permitir que desde las Provincias dispongan de su información y, simultáneamente, la Curia General pueda acceder a esta información y a la del resto de la Congregación para conocer la situación actualizada de la Orden.

El acceso, almacenaje y actualización de la información se complica con las exigencias de la Agencia de Protección de Datos y con la necesidad de mantener un nivel de protección alto que garantice la seguridad en el acceso a los datos. Esto debe hacerse compatible con la facilidad de uso del programa y no requiera conocimientos técnicos por parte de las personas que mantendrán los datos.

El día a día de Secretaría, requiere, entre muchas otras acciones:

• Disponer de la información actualizada de cara a los Capítulos o cambio de destinos, tanto para la Curia como para las Provincias, permitiendo el acceso a la información y poder obtener, de manera sencilla, la información o datos requeridos.
• Actualización de los destinos de Hermano/as, situación canónica, familiares, formación, etc.,
• La actualización de funciones y cargos, que requiere de una simplicidad en el uso de las herramientas, programas y bases de datos para que el intercambio de tareas pueda realizarse de manera ágil y práctica para la Congregación.
• Generación de informes y listados de Hermanos/as, destinos, medias de edades, fechas de profesión, bodas de plata/oro, nº de integrantes por comunidad, etc.
• El acceso al programa desde múltiples continentes y el uso de distintos idiomas para expresarse dentro las Congregaciones, puede complicar el mantener actualizada la información.
• La formación en el uso del programa.
• Soporte y actualizaciones del programa. Incorporación de las nuevas necesidades y peticiones de las Congregaciones.

Integra ha desarrollado y sigue evolucionando su programa de Gestión de la Curia que ayuda a las Secretarías Provinciales y Generales en el mantenimiento de la información actualizada y la generación de los datos y estadísticas requeridas:

• Herramienta personalizada para la administración de los datos de la Curia.
• Acceso desde el Navegador Web mediante conexión a Internet.
• Perfiles de acceso restringidos:
  – Secretaría General.
  – Secretaría Provincial o Superior de comunidad.
• Acceso a los datos de comunidades y religiosos sólo de su Provincia o Comunidad.
• Utilización a través de intranet con una base de datos única con acceso restringido.
• Distinción entre Congregaciones masculinas y femeninas.
• Mantenimiento y Soporte continuos, incorporándose mejoras y peticiones específicas de las Congregaciones.
• Posibilidad de Migración de Datos: Ulises, BD propias…
• Exportación de Datos a Excel y Word. Copiar y Pegar registros.

Está en desarrollo una nueva versión para 2013 que permitirá contar con mejoras tanto de uso, como peticiones expresas de las Congregaciones que ya cuentan con el programa. Entre otras:

• Incorporación de Idiomas en el uso del programa.
• Módulos de recogida de datos de acciones o proyectos de la Congregación.
• Ampliación de campos en las fichas de Religiosos, Comunidades y configuración del programa.
• Compatibilidad con los principales navegadores.
• Versión accesible desde Tablets y dispositivos móviles.

Para cualquier consulta, duda o ampliación en el ámbito de seguridad del centro, por favor póngase en contacto con nosotros.

Javier Polán
Departamento de Marketing
Integra, Información y Comunicacion, S.L

Madrid, 5 de Enero de 2013