En la actualidad, las Congregaciones Religiosas e Instituciones en General necesitan tener la capacidad de mantener una comunicación fluida y continua con sus integrantes y colaboradores. Conforme va aumentando de número de contactos y proyectos, muchas instituciones detectan la necesidad de incorporar técnicas y herramientas de comunicación más avanzadas para poder gestionar el crecimiento con éxito.

El e-mail sigue siendo una de las herramientas más prácticas para la comunicación y el envío de folletos y avisos a todos nuestros seguidores. El problema que nos encontramos durante la expansión de nuestra red de contactos es la existencia de limitaciones, tanto en cuanto al número de usuarios a los que se puede enviar un comunicado, como el tamaño máximo del archivo que podemos adjuntar a dicho comunicado. Peor aún, a veces recibimos quejas de los mismos usuarios a los que estamos intentando contactar por el colapso de su red o por que detectan que no han podido recibir o reenviar estos comunicados masivos.

Esto último es particularmente reseñable durante el periodo Navideño con los envíos y renvíos de felicitaciones acompañadas con archivos adjuntos de gran tamaño, tales como uno o varios PowerPoint, a todos nuestros contactos y asociados. Existen adicionalmente, y a lo largo del año, distintos periodos de campañas, de avisos periódicos, noticias, eventos y boletines que pueden crear el mismo efecto descrito a nuestros usuarios o sus redes internas de comunicación.

Para lograr un envío masivo exitoso, vamos a dar algunas indicaciones importantes y a tener en cuenta a la hora de elegir una solución de envío de comunicados masivos:

• Optar por un programa de escritorio o por una solución en Cloud: Dependiendo del volumen de los mensajes, el nivel de personalización y el uso por una o varias personas de la aplicación, puede decantarse el uso del programa desde una plataforma u otra.
• Sencillez de uso. Una de las cuestiones que más suele tenerse en cuenta a la hora de elegir software es la facilidad de utilización del programa. La aplicación debe ser intuitiva para permitir realizar de manera rápida las tareas más habituales del programa, así como para la creación de los mensajes, selección y edición de los grupos de envío, etc.
• Otro de los aspectos que puede ser de interés, en función del tipo de mensaje que se suelan enviar, es la verificación de la entrega de mensajes y la generación de estadísticas de lectura. Con estas utilidades puede analizarse la efectividad en el envío de una campaña, comunicado o acción de sensibilización. Permiten también examinar tanto la recepción de los mensajes como las visitas a páginas de ampliación de información. Estos datos nos permitirán optimizar las comunicaciones, identificando el interés de los usuarios y mejorando los mensajes para poder llegar a una mayor efectividad en la comunicación.
• Coste del servicio: Existen múltiples aplicaciones gratuitas que permiten realizar envíos de correo si el volumen a transmitir no es demasiado elevado. Los programas más profesionales suelen tener unas cuotas mensuales en función del tráfico consumido o los destinatarios de los mensajes.
• Una opción a tener en cuenta es poder probar el servicio antes de adquirirlo, de manera que comprobemos que la personalización, la simplicidad de uso y las opciones disponibles en el programa se adaptan a nuestras necesidades.
• Por último también es recomendable disponer de un servicio telefónico de atención al cliente que nos ayude a resolver incidencias o dudas en el uso de la aplicación de envío, así como un proceso sencillo de migración de cuentas de correos, destinatarios, grupos, etc., desde listados y bases de datos de la institución, que faciliten el traspaso entre programas.

Este tipo de planteamientos por parte de distintas instituciones, con sus necesidades y constante crecimiento, ha ido dando forma a nuestra aplicación de envíos masivos eNotificaciones. Dicha evolución, durante los últimos 7 años, ha permitido que, lo que en su momento fue concebido como un programa de escritorio para la gestión de comunicaciones internas, se haya trasformado en la actualidad en una solución robusta en Cloud.

eNotificaciones permite a nuestros clientes gestionar:

• Destinatarios de los Mensajes: Ficha de datos de contacto, e-mail y grupos de envío a los que pertenece.
• Grupos de Destinatarios. Identificación de los grupos para la generación de remisiones independientes.
• Usuarios que tendrán acceso a la Aplicación, tanto para mantener las direcciones y grupos de destinatarios como para generar los mensajes de envío.
• Creación y Envío de Mensajes:
  – Configuración de la cuenta de e-mail desde la que realizar envíos en función del usuario.
  – Altas, bajas y duplicación de mensajes y grupos de envío.
  – Búsquedas de mensajes.
  – Almacenamiento de mensajes para remisiones futuras.
• Adicionalmente permite:
  – Migración de Datos desde distintos formatos.
  – Permite incrustar imágenes para un mejor tratamiento por los clientes de correo electrónico.
  – Mantenimiento y actualización anual del programa.
  – Pago por uso del programa sin adquisición de licencia.
  – Cursos de formación y soporte técnico.

eNotificaciones está en continuo desarrollo. Para el verano de 2013 está prevista una nueva versión con la última batería de mejoras solicitadas por nuestros clientes.

Una de las características que más gusta de eNotificaciones es el servicio personalizado de atención y ayuda al usuario. Este acompañamiento se valora desde un inicio, comenzando con el proceso de puesta en marcha de la aplicación y migración de agendas de contactos y archivos. Sin embargo, la gran mayoría de nuestros clientes, y principalmente aquellos que van utilizando las mejoras para innovar en sus comunicaciones, destacan el valor añadido de nuestros expertos durante el uso cotidiano de la herramienta.

Si desean probar la herramienta, o ver una demostración práctica, por favor, pónganse en contacto con nosotros.

Javier Polán
Departamento de Marketing
Integra Información y Comunicación, S.L.

Madrid, 12 de Febrero de 2013