Un gestor documental es, como su propio nombre indica, una aplicación que nos permite gestionar nuestros documentos. Los usuarios que utilicen la aplicación, dependiendo de los permisos que tengan, pueden disponer de las distintas funcionalidades del gestor documental, tales como subir documentos, y poder acceder a ellos, verlos, modificarlos, descargarlos e incluso eliminarlos.

Existen muchos gestores documentales según la tecnología usada y, dependiendo de la manera en que están programados, disponen de unas u otras funciones, o son más o menos complejos.

Dentro de un centro de enseñanza un gestor documental tiene una gran utilidad ya que permite compartir documentos y archivos de todo tipo entre el claustro de profesores, e incluso entre los propios alumnos. Ejemplos de los archivos que se pueden compartir son documentos como apuntes, calendarios, videos, fotos, actividades, etc. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos indexados y almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos y motores internos de búsqueda a la información contenida en los documentos.

Evidentemente hay gestores de “software libre”, y si bien la licencia es gratuita, hay que tener en cuenta que su puesta en marcha y correcto funcionamiento puede suponer una inversión importante de tiempo y de recursos. También existe la posibilidad de gestores a medida que aunque se pueda tomar como base los open source siempre cualquier opción a medida supone un gasto.

El principal y más conocido gestor documental es evidentemente el Explorador de Windows (ya que en el tenemos ordenados e indexados todos nuestros documentos). Desde esta aplicación se puede restringir u ocultar el acceso a la información a los usuarios a quien demos permiso.

Existen otras opciones tales como Joomla, Mambo, Plone open source CMS for Content Management, Documentum, etc. La elección de un gestor documental sobre otro depende de la aplicación y complejidad que se requiera y del tipo de servidor donde esté alojado, ya que sin las características adecuadas en el alojamiento no podemos tener el gestor que deseamos.

Marta Torres Alonso
Integra Información y Comunicación

Madrid, 14 de Marzo de 2009