Estando cada vez más avanzada la implantación de las TIC en los centros y organizaciones educativas, se generan nuevas oportunidades de replantear el marco de toma de decisiones aprovechando todas las ventajas que ofrecen las TIC. En este ámbito es posible centrarse en mejoras en lo referente a nuestra actividad y, al mismo tiempo, ampliar el conocimiento de riesgos de seguridad informática, tecnológicos, etc., y así entender cómo minimizarlos con las decisiones que vayamos tomando.

La implantación de las TIC conlleva, junto con muchísimas ventajas, asumir una serie de riesgos que necesitamos primero, conocer, y luego, delimitar. Este planteamiento generará confianza en la toma de decisiones que, al final, incrementan nuestro conocimiento, control y el cumplimiento de las normativas que impactan al centro educativo, asegurando así la continuidad de nuestra actividad, una creciente mejora en procesos de calidad y la excelencia en nuestra misión troncal de educar.

Esto implica, por un lado, que aparte de desarrollar un conocimiento extensivo del uso y potencial de las TIC que ya hemos implantado en el centro, necesitamos gestionar el correcto uso de la tecnología y de la información que canalizamos a través de esta. Por otro, se torna imprescindible realizar un análisis de riesgos propio y organizacional con respecto a:

• Riesgos de Tecnología e Infraestructuras.
• Riesgos de Plataformas Educativas de Gestión, Comunicación y de Formación
• Nivel de Conocimiento TIC: Administradores, Profesores, Alumnos y Familias
• Gestión de Costes y Proveedores/Socios Tecnológicos
• Políticas y Procesos: Para el centro y el Equipo de Titularidad equivaldría a la medida de implantación de LOPD, RIS y Monitorización
• Organizacional: Cómo estamos estructurados para controlar y reducir costes globalmente, gestionar el cambio tecnológico, procesos de financiación, etc.

Es en este ámbito que los centros, los equipos de titularidad y las instituciones necesitan implantar un Plan de IT Governance que les permita conocer, detectar y reaccionar ante distintos desafíos tecnológicos – en sus distintos grados de implantación – y cuantificar todos sus costes, tanto en términos monetarios cómo de gestión del cambio e impacto a la organización. Más importante aún es que estemos seguros desde un inicio que estas inversiones en infraestructuras informáticas, tan cuantiosas, al final del día van a darnos un mejor gobierno de la organización en todos sus ámbitos y su complejidad, en vez de un problema más.

El modelo de IT Governance y IT Security de Integra, que Integra Información y Comunicación viene desarrollando con la ayuda de IAITG, vertebra todos y cada uno de los aspectos que la organización educativa reúne a día de hoy y, además, permite la modularidad necesaria para incorporar otros en el futuro. Adicionalmente, incorpora una serie de procesos de control y monitorización que permite desarrollar y elevar informes, en lenguaje claro e inteligible, a la Alta Dirección.

Para informar y apoyar al centro e instituciones en la aplicación de estos modelos, Integra Información y Comunicación pone a entera disposición de la comunidad educativa un Portal de IT Governance y IT Security. Este Portal, que denominamos eGovit (www.egovit.es), expone los riesgos técnico-jurídicos asociados a la implantación de las TICs junto con información, artículos especializados, herramientas y soluciones.

Adicionalmente, y para aterrizar estos conceptos en soluciones prácticas para el centro, el Portal eGovit dispone de una aplicación de Cuadro de Mando. Esta aplicación es gratuita (solo para Centros Socios de Integra) y se ofrece a modo intranet segura.

La filosofía del Cuadro de Mando de eGovit parte de un concepto simple y muy efectivo: Si registro mi historia para no repetirla, conozco mi punto de partida, sé cuál es el objetivo estratégico a alcanzar y tengo un plan para hacerlo, junto con los datos que necesito de consecución de objetivos en tiempo real, entonces puedo trazar mi mejor ruta a través de la toma de aquellas decisiones, sobre la marcha, que estime son más adecuadas para lograr el cumplimiento de la estrategia de la organización.

El Cuadro de Mando ofrece herramientas para la gestión jurídica, tecnológica y financiera, y un módulo con los objetivos estratégicos y de carácter económico que apoya a los órganos de gestión y de gobierno del centro educativo en su toma de decisiones. Utilizando esta aplicación, el responsable del centro podrá centralizar la gestión de riesgos de carácter técnico-jurídico en un único entorno y aprovechar las herramientas de gestión financiera que les ofrecemos para apoyar la toma de decisiones desde un único entorno que goza de todas las ventajas de ser una aplicación en Cloud. El responsable del centro puede subir sus planes alternativos, trazar nuevas rutas, cambiar los objetivos… lo que necesite para gestionar los cambios y para aprender, de su toma de decisiones anterior, a gobernar mejor, que es al final su misión como responsable final de la entidad.

¿Cómo me ayuda eGovit y el Cuadro de Mando?

• Conozco y Gestiono los riesgos: implantando lo fundamental del Modelo de IT Security de Integra y utilizando una única plataforma para la gestión de riesgos, con el apoyo de expertos, para mejorar la calidad y toma de decisiones.
• Automatizo procesos y genero alertas que me avisan “cómo vamos” en relación al cumplimento de nuestro plan y consecución de nuestros objetivos con: datos concretos y en el plazo definido, gestión de proactiva de riesgos, desviaciones en la consecución de objetivos, etc.
• Gestiono con herramientas Financieras: herramientas de gestión de proveedores, inventario, control de gestión y tesorería.
• Gestiono la periodicidad, calidad y cantidad de información: ofrece distintos apartados con el detalle necesario y, separadamente, una sección con “el dato” que necesita el responsable para gobernar, permitiendo así concentrarnos en la educación y las mejoras educativas que queremos implantar, adaptándose a nuestro modelo de gestión del conocimiento interno y al de externalización que necesitamos.

Estamos a vuestra disposición para resolver cualquier duda o daros más información. Podéis encontrar más información en eGovit: www.egovit.es y los centros miembros del Club de Socios de Integra tendrán acceso al Cuadro de Mando de manera gratuita. En breve os avisaremos para gestionar los permisos necesarios.

Enrique Laborde Malo de Molina
Director Gerente
Integra, Información y Comunicación S.L

Madrid, 21 de Abril de 2012